Twój Przewodnik po Zmianach 2025/2026: KSeF, JPK CIT i Co Jeszcze Czeka Twoją Firmę

Nie trać głowy w gąszczu przepisów!

Rok 2025 i nadchodzący 2026 to czas pełen wyzwań dla polskiego przedsiębiorcy. Z jednej strony mamy obowiązkowe wdrożenia systemów, które rewolucjonizują księgowość, z drugiej — rosnące koszty i narastający kryzys zadłużenia, który może zagrozić płynności finansowej Twojej firmy. To wszystko sprawia, że biznes staje się coraz bardziej skomplikowany.

Ale my wierzymy, że księgowość może być prosta. W biurze Minimalistyczne Finanse stawiamy na przejrzystość i efektywność. Ten raport to nasz przewodnik, dzięki któremu dowiesz się, jak poradzić sobie z tymi zmianami, a nawet przekuć je w szansę na rozwój Twojej firmy. Pokażemy Ci, na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów i w spokoju prowadzić biznes.

KSeF: Kiedy obowiązek, a kiedy czas na przygotowania?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian, jaka czeka polskich przedsiębiorców. Chociaż pierwotny termin wdrożenia został przesunięty, nowe daty są już ustalone, a okres przejściowy warto wykorzystać na solidne przygotowania. Nowy harmonogram wdrożenia przewiduje dwa etapy:

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy dużych przedsiębiorców (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł).
• Od 1 kwietnia 2026 r. do systemu muszą dołączyć pozostali podatnicy.

Co ważne, nawet jeśli Twoja firma nie podlega jeszcze obowiązkowi, już teraz macie obowiązek odbierania faktur z KSeF, jeśli wystawił je już Twój kontrahent. Pamiętaj również, że faktury dla kontrahentów zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF, ale konieczne będzie też dodatkowe przesłanie wizualizacji, np. w formacie PDF, ponieważ zagraniczny podmiot nie będzie miał do nich dostępu w systemie. 

Błędy, których musisz unikać

W systemie KSeF nie ma możliwości anulowania faktury – każdy błąd będzie wymagał wystawienia faktury korygującej. W przypadku błędów, które spowodują odrzucenie faktury przez system, musisz wystawić ją od zera. Warto pamiętać, że KSeF to system walidujący faktury w czasie rzeczywistym, co oznacza, że nawet drobne pomyłki, takie jak błędne daty wykonania usługi czy niewłaściwe kody GTU, mogą skutkować odrzuceniem dokumentu. Dlatego tak ważne jest, aby już teraz uporządkować wewnętrzne procedury.

JPK CIT: Nadchodzi, ale po co?

Od 1 stycznia 2025 r. największe firmy będą musiały zacząć raportować Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego od osób prawnych (JPK CIT). Ten obowiązek będzie wprowadzany etapami:

• 2025 r. - dla największych przedsiębiorstw (przychody > 50 mln euro) oraz podatkowych grup kapitałowych.
• 2026 r. - dla podatników, którzy już przesyłają JPK VAT.
• 2027 r. - dla wszystkich pozostałych.   

 
Wdrożenie JPK CIT to nie tylko kwestia techniczna. Będzie to wymagało od firm mapowania swojego planu kont do standardowego, zdefiniowanego przez Ministerstwo Finansów. Co więcej, JPK CIT dostarczy organom skarbowym znacznie bardziej dogłębny obraz Twoich finansów, co skraca czas kontroli i zwiększa ich precyzję. Dzięki temu nadzór podatkowy staje się bardziej precyzyjny i technologiczny.

 Zmiany w podatkach: Czy Twoja firma jest „małym podatnikiem”?

Od 2025 r. wchodzą w życie także inne zmiany podatkowe. Dobrowolny PIT kasowy to spore ułatwienie – pozwoli Ci rozliczać podatek dopiero po faktycznym otrzymaniu zapłaty, co jest korzystne w obliczu rosnącego zadłużenia w polskim biznesie.   
Warto jednak zwrócić uwagę na limit dla "małego podatnika". Chociaż nominalna kwota w euro (2 000 000) pozostaje bez zmian, to przeliczenie na złotówki (ok. 8 569 000 zł) jest niższe niż w roku 2024. W efekcie mniej firm skorzysta z preferencyjnej 9% stawki CIT i jednorazowej amortyzacji środków trwałych.

Rosnące koszty pracy: Jak radzić sobie ze zmianami w prawie?

Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie wzrosło do 4666 zł brutto. Ta zmiana wpłynęła na wiele innych składników wynagrodzenia i zwiększy presję na rentowność firm.   
Jednak zmiany w prawie pracy to nie tylko koszty. Od 19 marca 2025 r. rodzicom wcześniaków przysługiwać będzie dodatkowy, uzupełniający urlop macierzyński, którego wymiar wyniesie do 8 lub 15 tygodni. Takie benefity mogą być kluczowym elementem w walce o talenty na rynku pracy. Nowe przepisy wprowadzają również dofinansowanie dla pracodawców zatrudniających seniorów i osoby niepełnosprawne, co otwiera nowe możliwości w polityce kadrowej.

AI i automatyzacja: Jak zaoszczędzić czas i pieniądze?

W dobie rosnących kosztów i presji regulacyjnej, inwestycja w technologie staje się kluczowa. Firmy, które wdrożyły automatyzację, zyskały średnio 22 godziny tygodniowo na zadaniach administracyjnych i zredukowały koszty operacyjne o 18% rocznie.   

 
AI i automatyzacja mogą wspierać Cię w wielu obszarach:

• Obsługa klienta: Chatboty i wirtualni asystenci mogą odpowiadać na zapytania 24/7.
• Marketing i sprzedaż: Narzędzia do generowania treści AI i analizy danych pozwalają na tworzenie spersonalizowanych kampanii.
• Zarządzanie i administracja: Automatyzacja księgowości i robotyzacja procesów (RPA) pomagają w obsłudze KSeF i JPK CIT.   

Co ważne, nowoczesne narzędzia są przystępne cenowo i łatwe w obsłudze, nawet dla małych firm. Inwestycje w AI można również sfinansować z dotacji, np. z programów takich jak Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) czy Kredyt technologiczny.

Nowoczesny marketing i sprzedaż: Jak wyróżnić się w sieci?

W 2025 roku kluczem do sukcesu będzie autentyczność, hiperpersonalizacja oraz "tiktokizacja" marketingu – czyli wykorzystanie krótkich, angażujących filmów.   

Jak wykorzystać te trendy?

• Buduj wiarygodną markę: Pokaż, kim jesteś i co jest dla Ciebie ważne. Twórz unikalne treści na blogu lub w podcastach.   
• Zoptymalizuj swoją stronę: Zadbaj o UX (User Experience) swojej strony internetowej. Szybkie ładowanie i intuicyjna nawigacja to podstawa.
• Wykorzystaj narzędzia: Inwestycje w SEO i reklamy w Google Ads pozwolą Ci dotrzeć do szerokiego grona odbiorców.

Zarządzanie ryzykiem finansowym: Jak uchronić firmę przed zadłużeniem?

W drugiej połowie 2024 r. zadłużenie polskich firm wzrosło o 600 mln zł. Główne przyczyny to rosnące koszty i długie terminy płatności od kontrahentów, co może zagrozić płynności nawet rentownej firmy.   

Co możesz zrobić? 

• Regularny audyt finansowy: Sprawdzaj płynność i wiarygodność swoich partnerów biznesowych.
• Dywersyfikacja: Nie opieraj przychodów na jednym kliencie lub rynku. Szukaj nowych źródeł przychodów i możliwości rozwoju.

Rekrutacja: Jak znaleźć idealnego pracownika?

Wzrost kosztów pracy i wysokie oczekiwania płacowe sprawiają, że rekrutacja jest coraz trudniejsza. Dziś nie wystarczą już tylko pytania o doświadczenie. Musisz skupić się na kompetencjach miękkich.   

Podczas rozmów rekrutacyjnych zadawaj pytania o motywację, radzenie sobie ze stresem czy umiejętność pracy w zespole. Pomoże Ci to znaleźć kandydata, który nie tylko ma odpowiednie kwalifikacje, ale również pasuje do kultury Twojej firmy.

Innowacje i rozwój: Gdzie szukać dotacji?

Wiele programów dotacyjnych i ulg podatkowych ma pomóc firmom w rozwoju. W 2025 roku dostępne są m.in.:

• Kredyt Ekologiczny i Ścieżka SMART na modernizację i cyfryzację.
• Program Dig.IT dla firm produkcyjnych.
• Dotacje regionalne (np. dla Wielkopolski czy Dolnego Śląska).   
• Ulga B+R i ulga na robotyzację, które wspierają inwestycje w innowacje.

Praktyczne narzędzia: Ułatw sobie pracę

Pełna cyfryzacja to nie tylko KSeF i JPK CIT. To także codzienne narzędzia, które ułatwiają zarządzanie firmą:

• Automatyzacja procesów: Narzędzia low-code/no-code, takie jak Zapier czy Make, pozwalają na automatyzację powtarzalnych zadań bez znajomości programowania.   
• Zarządzanie relacjami z klientem (CRM): Systemy CRM, np. Pipedrive, są kluczowe w modelu B2B i pomagają w zarządzaniu sprzedażą.
• Komunikacja i zarządzanie projektami: Platformy takie jak Notion, Slack czy Jira usprawniają pracę zespołów, a monday.com pomaga zarządzać projektami.

Podsumowanie i nasza rekomendacja

Rok 2025/2026 będzie wymagał od Ciebie elastyczności, proaktywności i strategicznego myślenia. Obowiązki regulacyjne, choć wymagające, są również szansą na optymalizację i usprawnienie działania Twojej firmy. Inwestycje w technologie, takie jak AI i automatyzacja, pozwolą Ci nie tylko sprostać nowym przepisom, ale również zwiększyć wydajność i zredukować koszty.

W biurze Minimalistyczne Finanse wierzymy, że finanse i księgowość mogą być proste i efektywne. Nasze ponad 20-letnie doświadczenie pozwala nam pomóc Ci w tej transformacji. Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia, aby przejść przez ten proces w spokoju, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przekształcić te wyzwania w realne szanse na rozwój.